文/陳映如
什麼的樣行業都有人賺錢，但你聽過靠名片賺錢的人嗎？靠名片賺錢!!聽起來很不可思議，但其有其人，那就足名片管理的行家～楊舜仁。
名片和賺錢到底如何劃上等號?或許你會懷疑，難道足靠賣名單或者私人檔案資料來謀利嗎?其實不然，楊舜仁的賺錢術靠著是怕那獨一無二的名片管理方法，以及自創的所謂個人知識管理(PKM,Personal Knowledge Management)。
名片管理變成習慣
「個人知識管理」這個新名詞，對大多數的人而言真的很陌生，其貿簡單來說，就是透過電腦、PDA、手機等資訊工具的協助，以及知識的管理，讓隨手可得的簡單資料，變成更具價值的資訊;而我們生活中常拿到的名片，在楊舜仁的個人知識管理概念中，就足那可以變成資訊的寶。
在許多人的定義中，好的名片管理不外乎是能快速找到某人的電話或資料，其實名片能提供的不只這些，方便查詢也只是名片管理的一個小功能。在數位化的名片管理法中，透過名片其實就可以創造一個功能性強且內容豐富的個人資料庫。
從名片變成個人資料庫?感覺上很神奇，但或許會疑惑該如何開始?這樣做到底有何意義?會不會很難?那些資料該輸入電腦?怎麼分類?關於此的種種問題，就讓楊舜仁為你一一解開。
目前以擔任個人知識管理講師為專職的楊舜仁，談到他自創名片管理法並廣受好評的歷程，其可以用危機下的另一種轉機來形容。他提到當年離開新浪網並轉型成為企管顧問師時，原本以講授電子商務、網路行銷的課程為主，然而隨著網路泡沫化，學員越來越少;於是他試著將自身經驗整理成「個人知識管理」課程，沒想到受到極大的迴饗，也讓他發現了其中的商機。
名片管理自成門派
楊舜仁說，在大學時他參加了13社團，也因而蒐集了超過千人的資料。他拿出那本有點古早，裡頭寫滿地址、電話等資料並不斷更新、補充內容的本子說，這是找名片管理的開始。然而多年來，他蒐集名片的好習慣不曾間斷，並從1996年開始，更將這些資料逐一的輸入電腦。就這樣從原本單純只為了將個人手邊資料整理好為目的，到創造出一套獨門的名片管理方法，楊舜仁逐漸造就了其名片管理的權威地位。
提及名片管理，許多有心開始的人，若著堆積如小山的名片，就開始頭痛，甚至打了退堂鼓。針對想整頓名片的人，楊舜仁建議從做好基本架構規劃的工作開始，也就足建立「類別」及「關鍵字」。
先從建立類別開始
文章點閱：
類別的建立可以做名片上的人和個人之間的"關係為分類，細分成親友、廠商、客戶、同學、同事等。按著再做重要性分成六個等級，從重要性最高的C1、表示常接觸的C2、會用到的C3、備而不用的C4、供參考的C5到作為資料庫的C6，一一標註。最後再做未來互動性做更詳細的記錄，例如：這個人未來可能足我產品的購買者，則在名片上寫下產品購買群字樣。假設今天收到一張名片，名片主人是工作往來的客戶，重要性為第二級，且可能成為電子報的訂戶，在該名片上則先手寫(客戶)(C2)(NEWS)做標記。
輸入關鍵字
了解了類別的規劃及註記方法後，接下來則要輸入"關鍵字"。關鍵字可以包括像是認識的日期、認識的場合、對方的外表、長相、特徵、特色、隸屬的團、介紹人、特殊專長、對方喜好等等，舉凡人、事、時、地、物各種和名片來源相關資料，都可以包含在內，而且資料越多、內容越詳細，越有助於日後查詢之用。將來只要輸入關鍵字，即可搜尋到想要的資源。
輸入資料
明白了類別及關鍵字的標示法，接下來要做的工作，就是將這些名片資料輸入電腦。在軟體的選擇上，楊舜仁建議使用MSOutlook，原因很簡單，因為MS_Outlook是主流軟體，且相容性大、價格適當，更具有電子信箱、數位行事、電話簿、工作清單及記事等多種功能，而這些都是個人知識管理不可或缺的。另外，一旦名片數位化後，列印標籤、同時發送千份電子報、發傳真給300人都原本費時費力的工作，都不再是難事。
除此之外，這些辛苦建立的資料庫，還能和智慧型行動電話、PDA等外部行動裝置整合性柑通，讓你無論走到那，都可以隨時隨地查到所要的資料。然而要提醒的一點就是，由於拿到名片時，常不能即時輸入電腦，所以養成個好習，那就是先在名片上寫下類別、關鍵字，以便日後作業。
管理名片要善用現代科技
明白了整個名片數位化的過程，或許會懷疑花時間、花精力輸人這些資料到底有何用?和傳統名片管理有何不同?楊舜仁解釋，傳統的名片管理最大的限制就是採單一類別的線性分類方式、且通常都以姓氏、行業別、或者和個人的關係來分類。這樣的分類法，要查詢和分類屬性相同的資料時都還算方便，舉例來說，如果你是採產業別分類名片，漏水了想找水電行的電話、有法律問題需請教律師都能很快找到。但是如果你突然想找去年九月有來參加台南同鄉會的鄉親名單時，困難就來了!同鄉會的鄉親資料，不屬原本產業別的分類，該如何找起?難道要一張張名片慢慢看、慢慢找嗎?或者看著一筆筆資料，想辦法回憶?這樣的困擾，在傳統名片分類中很難克服，但在整合了垂直及水平關鍵字搜尋架構，也就是所謂以立體思維建立的數位名片資料庫中，想要找尋和分類屬性不同的名片資料，再也不是件難事。比方說，如果今天下午和客戶有約，只要在關鍵字中輸入客戶名稱，地址、電話等都會一一列出，如果資料輸入完備的話，甚至該各戶的相關背景也會秀在電腦或PDA之上，讓你輕鬆掌握。假設這個客戶是在敦化北路，拜訪完之後．還想順到拜訪其他同在該區的客戶，同樣的，只要輸入"敦化北路"，所有和敦化北路有關的名片資料，就能很快查到，非常方便。
再舉個例子，如果有某場戲劇演出的訊息想和有興趣的朋友分享，同樣的輕鬆敲下"戲劇"兩字，電腦就能很快速的幫你找到這特定的族群。其實，將這樣的觀念及方法運用在工作上，就成了無限的商機。業務員可以運用它，快速找到對某類商品有興趣的潛在客戶；從事公關者也能準確的將不同主題的新聞稿、文宣，提供給各媒體。
楊舜仁笑說，現在他成了朋友口中的「104查號台」，想找工作上的合作夥伴、想找餐廳、有法律問題，各種疑難雜症通通都找他。靠著那一筆筆辛苦建立多達上萬筆的名片資料庫，只要輸入關鍵字，楊舜仁輕輕鬆鬆就可以找到所要的資料。
手邊的名片，能成為強大的資料庫，甚至可以用來賺錢，聽起來很讓人心動吧!別再猶豫．現在就拿出名片從寫下類別、關鍵字開始，一同加入個人知識管理的行列。
留言列表
